Immobilienverwaltung Software
Was ist eine Hausverwaltungssoftware?
Eine Hausverwaltungssoftware ist ein Programm, mit dem du Immobilien, Mietverträge und Zahlungen an einem Ort verwaltest. Statt Mieterlisten in Excel, Kontoauszügen und Ordnern voller Handwerkerrechnungen liegen alle Daten zu Gebäuden, Wohnungen und Personen in einem System. Daraus entstehen Nebenkostenabrechnungen, Mahnungen, Mieterhöhungen und Briefe, ohne dass du Zahlen mehrfach eintippen musst.
Wer so eine Software braucht, ist sehr unterschiedlich. Ein privater Vermieter mit zwei Eigentumswohnungen will vor allem die jährliche Betriebskostenabrechnung ohne Rechenfehler erstellen und sehen, ob alle Mieten eingegangen sind. Eine professionelle Hausverwaltung betreut Hunderte Einheiten für viele Eigentümer, bucht jedes Objekt getrennt und arbeitet mit mehreren Mitarbeitern. WEG-Verwalter haben wiederum eigene Pflichten gegenüber der Eigentümergemeinschaft. Die Programme reichen deshalb von der kostenlosen Browser-Lösung bis zum ERP-System für Wohnungsunternehmen.
Welche Funktionen wirklich wichtig sind
Den Kern bildet die Objekt- und Mieterverwaltung: Gebäude, Wohnungen, Flächen, Zähler und Mietverträge mit Staffel- oder Indexmiete. Daraus ergibt sich die Sollstellung, also die Miete, die jeden Monat fällig wird. Gute Programme holen die Kontoumsätze per Online-Banking ab und ordnen Mieteingänge automatisch zu, sodass offene Posten sofort auffallen.
Mindestens genauso wichtig ist die Nebenkostenabrechnung. Die Software verteilt Grundsteuer, Wasser, Müllabfuhr, Versicherung oder Hausmeister nach Wohnfläche, Personenzahl, Einheiten oder Verbrauch und rechnet Vorauszahlungen und einen Mieterwechsel im laufenden Jahr taggenau ab. Dazu kommen ein Mahnwesen mit Vorlagen, eine Dokumentenablage und Serienbriefe.
Für größere Bestände zählen außerdem eine vollständige Objektbuchhaltung, Zugriffsrechte für mehrere Mitarbeiter und ein Mieter- oder Eigentümerportal. Über ein Portal rufen Mieter ihre Abrechnung selbst ab oder melden einen Schaden, was Telefonate und Porto spart.
Betriebskosten, Heizkosten und CO₂-Kosten: die Regeln in Deutschland
Welche Kosten du auf Mieter umlegen darfst, regelt die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Sie zählt die umlagefähigen Kostenarten auf, von der Grundsteuer über Wasser und Müllabfuhr bis zur Gebäudeversicherung. Verwaltungskosten und Instandhaltung gehören nicht dazu. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen, sonst kannst du eine Nachzahlung in der Regel nicht mehr verlangen.
Heiz- und Warmwasserkosten folgen der Heizkostenverordnung: Mindestens 50 und höchstens 70 Prozent müssen nach Verbrauch verteilt werden. Sind fernablesbare Zähler eingebaut, haben Mieter Anspruch auf eine monatliche Verbrauchsinformation. Seit 2023 teilt das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz zudem die CO₂-Kosten fürs Heizen nach einem Stufenmodell zwischen Vermieter und Mieter auf.
Eine aktuelle Software kennt diese Regeln oder übernimmt die Werte vom Messdienst. Sie sollte außerdem haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a EStG gesondert ausweisen, etwa Hausmeister oder Gartenpflege, damit deine Mieter diese Kosten in ihrer Steuererklärung angeben können.
Was WEG-Verwalter zusätzlich brauchen
Die Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft funktioniert anders als die Mietverwaltung. Der Verwalter fordert Hausgeld von den Eigentümern, stellt einen Wirtschaftsplan auf und erstellt nach Ende des Jahres die Jahresabrechnung. Seit der WEG-Reform vom Dezember 2020 beschließen die Eigentümer nur noch über Nachschüsse und die Anpassung der Vorschüsse. Außerdem muss der Verwalter jedes Jahr einen Vermögensbericht vorlegen, der unter anderem den Stand der Erhaltungsrücklage zeigt.
Eine WEG-taugliche Software verteilt die Kosten nach Miteigentumsanteilen, führt die Beschluss-Sammlung und hilft bei Einladung, Teilnehmerliste und Protokoll der Eigentümerversammlung. Für Eigentümer, die ihre Wohnung vermieten, ist wichtig, dass die Hausgeldabrechnung umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten trennt. Nur dann lässt sich daraus ohne Mühe die Betriebskostenabrechnung für den Mieter erstellen.
Buchhaltung, DATEV und Steuererklärung
Private Vermieter brauchen in der Regel keine doppelte Buchführung. Für sie zählt eine saubere Übersicht über Einnahmen und Ausgaben je Objekt, mit der sich die Anlage V der Einkommensteuererklärung ausfüllen lässt. objego bereitet die Anlage V als Excel-Tabelle vor, WISO Hausverwalter 365 übergibt die Werte direkt an WISO Steuer.
Professionelle Verwaltungen führen für jedes Objekt und jede Gemeinschaft eine eigene Buchhaltung mit Bankkonten, Rücklagen und offenen Posten. Arbeitet ein Steuerberater mit, ist eine DATEV-Schnittstelle kaum verzichtbar, weil sonst jede Buchung zweimal erfasst wird. Win-CASA, Aareon Hausverwaltung und PowerHaus bieten einen DATEV-Export, bei DOMUS ERP ist er ein kostenpflichtiges Zusatzmodul.
Cloud oder Desktop: Vor- und Nachteile
Klassische Programme wie WISO Hausverwalter 365 und Aareon Hausverwaltung installierst du unter Windows auf deinem Rechner. Die Daten bleiben bei dir, dafür kümmerst du dich selbst um Datensicherung und Updates, und auf einem Mac laufen diese Programme nur mit einer Windows-Umgebung. Cloud-Lösungen wie objego arbeiten im Browser: Du greifst von jedem Gerät zu, der Anbieter spielt Updates ein, und alle Beteiligten sehen denselben Stand.
Einige Hersteller lassen dir die Wahl. Win-CASA läuft lokal oder als Cloud-App aus einem deutschen Rechenzentrum, DOMUS ERP gibt es als PC-Lösung oder als gemieteten Arbeitsplatz in der Cloud. Weil eine Hausverwaltungssoftware viele personenbezogene Daten enthält, gilt in jedem Fall die DSGVO. Bei einem Cloud-Anbieter schließt du einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und solltest wissen, wo die Server stehen.
Was kostet eine Hausverwaltungssoftware?
Die Preise hängen vor allem von der Zahl der Einheiten und vom Funktionsumfang ab. Für wenige Wohnungen gibt es sehr günstige Einstiege: Die Basisversion von objego ist dauerhaft kostenlos, das Modul für die Verwaltung kostet 7,95 € im Monat und die Nebenkostenabrechnung 0,95 € je Mieteinheit und Monat. WISO Hausverwalter 365 Start für bis zu zehn Einheiten kostet im Abo 75,99 € im Jahr, die Plus-Version für 25 Einheiten 95,99 €.
Für kleine und mittlere Verwaltungen liegen die Kosten bei einigen hundert Euro. Win-CASA Professional für bis zu 100 Wohneinheiten kostet 49 € netto im Monat, also 588 € im Jahr. Aareon Hausverwaltung kaufst du als Standard-Version für 699,90 € oder als Plus-Version für 999,00 €, jeweils brutto für einen Arbeitsplatz. ERP-Systeme wie DOMUS ERP und Aareon PowerHaus werden individuell angeboten; hier kommen zur Lizenz häufig Einrichtung, Datenübernahme und Schulung hinzu.
Achte beim Vergleich darauf, ob ein Preis netto oder brutto angegeben ist, wie lange du dich bindest und welche Module extra kosten. Ein Mieterportal, eine Cloud-Variante oder die DATEV-Schnittstelle sind nicht überall im Grundpreis enthalten.
So findest du die passende Software
Beginne mit deinem Bestand. Wie viele Einheiten verwaltest du heute und in drei Jahren? Sind es nur Mietwohnungen oder auch Gewerbe und Eigentümergemeinschaften? Arbeitest du allein oder im Team? Davon hängt ab, ob ein Einzelplatzprogramm reicht oder ob du mehrere Arbeitsplätze und eine Rechteverwaltung brauchst. Kläre auch, ob dein Steuerberater die Buchungen per DATEV übernehmen möchte.
Nutze dann eine Testphase mit echten Daten. Win-CASA lässt sich 30 Tage testen, Aareon Hausverwaltung 14 Tage, und für WISO Hausverwalter 365 gibt es eine kostenlose Testversion. Bei objego probierst du die kostenlose Basis ohne Zeitlimit aus. Lege ein Objekt vollständig an und erstelle probeweise die Nebenkostenabrechnung des Vorjahres. So siehst du schnell, ob dir die Bedienung liegt und ob das Ergebnis mit deiner bisherigen Abrechnung übereinstimmt.
Frag vor dem Kauf nach der Übernahme deiner Daten aus Excel oder dem bisherigen Programm, nach den Kosten für Support und neue Versionen und danach, wie du deine Daten bei einem späteren Wechsel wieder herausbekommst.
Welche Software passt zu wem?
Für private Vermieter mit wenigen Mietwohnungen ist objego der günstigste Einstieg, solange keine WEG-Abrechnung nötig ist; der Anbieter empfiehlt die Software für bis zu 70 Einheiten. Wer lieber mit einem Programm auf dem eigenen Windows-PC arbeitet oder auch Hausgeld und Wirtschaftsplan braucht, ist mit WISO Hausverwalter 365 gut bedient. Die Unterschiede der beiden zeigt der Vergleich objego vs. WISO Hausverwalter.
Kleine und mittlere Hausverwaltungen finden in Win-CASA und Aareon Hausverwaltung, der früheren Lexware Hausverwaltung, zwei bewährte Programme mit Miet- und WEG-Verwaltung, Buchhaltung und DATEV-Export. Win-CASA bietet zusätzlich eine Cloud-App und ein Mieterportal als Zusatzmodule. Große Verwaltungen und Wohnungsunternehmen ab etwa 500 Einheiten kommen eher mit DOMUS ERP oder Aareon PowerHaus zurecht, die nach einem Beratungsgespräch individuell zusammengestellt werden.
Häufige Fragen
Was kostet eine Hausverwaltungssoftware?
Für private Vermieter geht es bei 0 € los: Die Basis von objego ist kostenlos, die Verwaltungsfunktionen kosten 7,95 € im Monat. WISO Hausverwalter 365 Start für bis zu zehn Einheiten kostet 75,99 € im Jahr. Für Verwaltungen liegen typische Preise bei einigen hundert Euro, etwa 588 € netto im Jahr für Win-CASA Professional oder 699,90 € brutto einmalig für Aareon Hausverwaltung Standard. Große ERP-Systeme gibt es nur auf Anfrage.
Gibt es eine kostenlose Hausverwaltungssoftware?
Ja, mit Einschränkungen. objego bietet eine dauerhaft kostenlose Basis mit Finanzübersicht und Dokumentenablage für beliebig viele Immobilien. Die Betriebskostenabrechnung und die Mietverwaltung kosten dort aber extra. Vollständig kostenlose Programme mit Abrechnung und Buchhaltung sind selten; die meisten Anbieter bieten stattdessen eine Testphase, Win-CASA zum Beispiel 30 Tage.
Welche Software eignet sich für private Vermieter?
Private Vermieter brauchen vor allem eine einfache Betriebskostenabrechnung, eine Kontrolle der Mieteingänge und die Zahlen für die Anlage V. Das leisten Browser-Lösungen wie objego oder günstige Windows-Programme wie WISO Hausverwalter 365 Start. Gehört dir eine vermietete Eigentumswohnung, reicht in der Regel eine Lösung ohne WEG-Funktionen, denn die Hausgeldabrechnung erstellt der WEG-Verwalter.
Kann ich die Nebenkostenabrechnung mit einer Software erstellen?
Ja, das ist die Hauptaufgabe der meisten Programme. Du erfasst die Rechnungen des Jahres, legst für jede Kostenart den Umlageschlüssel fest und trägst die Vorauszahlungen ein. Die Software berechnet Guthaben und Nachzahlungen für jeden Mieter, auch bei einem Auszug im laufenden Jahr. Heizkosten rechnest du selbst mit Zählerständen ab oder übernimmst das Ergebnis des Messdienstes.
Was ist der Unterschied zwischen Hausgeldabrechnung und Nebenkostenabrechnung?
Die Hausgeldabrechnung erstellt der WEG-Verwalter für die Eigentümer. Sie enthält alle Kosten der Gemeinschaft, auch Verwaltervergütung und Zuführungen zur Erhaltungsrücklage. Die Nebenkostenabrechnung erstellt der Vermieter für seinen Mieter, und darin dürfen nur die umlagefähigen Betriebskosten nach BetrKV stehen. Eine gute Software trennt beides sauber, damit du die eine Abrechnung aus der anderen ableiten kannst.
Brauche ich als WEG-Verwalter eine spezielle Software?
Ja. Neben der Mietverwaltung musst du Hausgeld, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht und Beschluss-Sammlung nach dem Wohnungseigentumsgesetz abbilden. Reine Vermieter-Lösungen wie objego können das nicht. WISO Hausverwalter 365, Aareon Hausverwaltung, Win-CASA und die großen ERP-Systeme bieten Miet- und WEG-Verwaltung in einem Programm.
Cloud oder Desktop: Was ist besser?
Eine Cloud-Lösung lohnt sich, wenn du von verschiedenen Geräten arbeitest, mit anderen zusammen verwaltest oder dich nicht um Updates und Datensicherung kümmern willst. Ein Desktop-Programm passt, wenn du deine Daten lieber auf dem eigenen Rechner behältst und nur an einem Arbeitsplatz arbeitest. Manche Anbieter wie Win-CASA bieten beides an.
Gibt es Hausverwaltungssoftware für den Mac?
Browser-Lösungen wie objego laufen auf jedem Mac, weil du nichts installieren musst. Viele klassische Programme, darunter WISO Hausverwalter 365 und Aareon Hausverwaltung, gibt es dagegen nur für Windows. Auf dem Mac brauchst du dafür eine virtuelle Windows-Umgebung, was zusätzliche Kosten und Aufwand bedeutet.
Kann ich die Kosten für die Software steuerlich absetzen?
Als Vermieter kannst du die Kosten in der Regel als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung in der Anlage V angeben. Abogebühren setzt du im Jahr der Zahlung an. Gekaufte Software darf seit 2021 meist im Jahr der Anschaffung vollständig abgesetzt werden, weil die Finanzverwaltung dafür eine Nutzungsdauer von einem Jahr anerkennt. Für Hausverwaltungen ist die Software eine Betriebsausgabe. Im Einzelfall hilft dir dein Steuerberater.
Wie aufwendig ist der Umstieg von Excel?
Am meisten Arbeit machen die Stammdaten: Objekte, Wohnungen mit Flächen, Mieter, Verträge, Vorauszahlungen und Zählerstände. Bei wenigen Wohnungen ist das an einem Nachmittag erledigt, bei größeren Beständen lohnt sich ein Import oder der Einrichtungsservice des Herstellers. Am einfachsten ist der Wechsel zum Jahresbeginn, wenn die letzte Abrechnung noch mit dem alten System erstellt wird.
Brauche ich eine Software mit DATEV-Schnittstelle?
Nur, wenn dein Steuerberater mit DATEV arbeitet und deine Buchungen übernehmen soll. Das betrifft vor allem professionelle Hausverwaltungen. Als privater Vermieter, der seine Zahlen für die Anlage V selbst zusammenstellt, kommst du meist ohne DATEV aus.
Wie sicher sind meine Daten in einer Cloud-Hausverwaltung?
Seriöse Anbieter speichern die Daten verschlüsselt in Rechenzentren in Deutschland oder der EU und schließen mit dir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO. Frag nach dem Serverstandort, nach einer Zwei-Faktor-Anmeldung und danach, wie du deine Daten bei einer Kündigung exportieren kannst.
Was ist aus der Lexware Hausverwaltung geworden?
Die Lexware Hausverwaltung heißt heute Aareon Hausverwaltung. Sie bleibt ein Windows-Programm für kleine und mittlere Verwaltungen und lässt sich 14 Tage kostenlos testen. Datenbestände aus älteren Lexware-Versionen kannst du übernehmen.