Immobilienverwaltung Software (Schweiz)
Was eine Software für die Immobilienbewirtschaftung leistet
In der Schweiz spricht man meist von Immobilienbewirtschaftung oder Liegenschaftsverwaltung. Eine entsprechende Software verwaltet Liegenschaften, Mietobjekte und Mietende, erstellt die monatlichen Sollstellungen und die Heiz- und Nebenkostenabrechnung, führt die Liegenschaftsbuchhaltung und hält Verträge, Protokolle und Korrespondenz an einem Ort. So siehst du jederzeit, welche Mietzinse eingegangen sind und welche Abrechnung als Nächstes ansteht.
Die Anforderungen gehen weit auseinander. Wer als Privatperson ein Mehrfamilienhaus oder einige Wohnungen vermietet, braucht eine übersichtliche Lösung für Mietzinseingänge, Nebenkosten und Steuerunterlagen. Bewirtschaftungsfirmen mit Hunderten Liegenschaften brauchen mehrere Mandanten, Workflows, Portale und Schnittstellen zu Banken, Hauswarten und Handwerkern. Stockwerkeigentümergemeinschaften und Baugenossenschaften stellen wiederum eigene Anforderungen.
Mietrecht: Nebenkosten, Referenzzinssatz und amtliches Formular
Nebenkosten darf ein Vermieter nach Obligationenrecht nur verlangen, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart sind. Bei Akontozahlungen muss er mindestens einmal jährlich abrechnen, und Mietende haben das Recht, die Belege einzusehen. Eine Software hält deshalb für jedes Mietobjekt fest, welche Nebenkosten vereinbart sind und ob akonto oder pauschal bezahlt wird. Sie verteilt Heizung, Warmwasser, Hauswart oder Treppenhausreinigung nach dem vereinbarten Schlüssel und, wo Zähler installiert sind, nach Verbrauch.
Mietzinsanpassungen richten sich unter anderem nach dem hypothekarischen Referenzzinssatz, den das Bundesamt für Wohnungswesen vierteljährlich bekannt gibt, nach der Teuerung und nach allgemeinen Kostensteigerungen. Eine Erhöhung ist nur gültig, wenn sie auf dem vom Kanton genehmigten Formular mitgeteilt wird. Gute Software berechnet die zulässige Anpassung, meldet Änderungen des Referenzzinssatzes und erstellt die Formulare für alle betroffenen Mietverhältnisse. ImmoTop2 rechnet Anpassungen nach Referenzzinssatz und Landesindex, Quorum Digital zusätzlich nach Kostensteigerung.
Stockwerkeigentum und Genossenschaften
Im Stockwerkeigentum verwaltet die Software keine Mietenden, sondern eine Gemeinschaft von Eigentümern. Gemeinschaftliche Kosten werden in der Regel nach Wertquoten verteilt, und die Gemeinschaft beschliesst an der jährlichen Versammlung über Budget, Jahresrechnung und Einlagen in den Erneuerungsfonds. Die Software erstellt die Jahresrechnung und die Akontorechnungen an die Eigentümer, verschickt Einladungen und Protokolle und gibt den Revisoren Zugriff auf die Belege.
Die meisten Schweizer Programme führen Miete und Stockwerkeigentum im selben System, darunter ImmoTop2, AbaImmo, GARAIO REM, LIMMOBI und Fairwalter. Baugenossenschaften haben mit Anteilscheinen, Genossenschaftskapital und oft kostenbasierten Mietzinsen eigene Abläufe; Quorum Digital, Rimo R5 und ImmoTop2 mit der Option Genossenschaft sind darauf eingestellt.
Liegenschaftsbuchhaltung, MWST und QR-Rechnung
Jede Liegenschaft braucht in der Regel eine eigene Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung, damit Eigentümer, Revisoren und Steuerbehörden die Zahlen nachvollziehen können. Die Vermietung von Wohnungen ist von der Mehrwertsteuer ausgenommen. Bei Geschäftsliegenschaften kann der Vermieter aber für die Steuer optieren, und dann muss die Software steuerpflichtige und ausgenommene Objekte samt Vorsteuer sauber trennen. LIMMOBI ist für MWST-pflichtige und optierte Liegenschaften ausgelegt, bei ImmoTop2 ist die MWST eine buchbare Option.
Seit Oktober 2022 gelten in der Schweiz nur noch QR-Rechnungen, die alten orangen und roten Einzahlungsscheine sind abgeschafft. Für die Bewirtschaftung heisst das: Mietzins- und Nebenkostenrechnungen sollten mit QR-Code entstehen, und eingehende Zahlungen werden über die Referenznummer automatisch dem richtigen Mietverhältnis zugeordnet. Fairwalter und Quorum Digital erstellen QR-Rechnungen direkt aus der Software, LIMMOBI ist an über 30 Schweizer Banken angebunden.
Deutsch, Französisch und Italienisch
Wer Liegenschaften in mehreren Sprachregionen bewirtschaftet, braucht Mietverträge, Formulare und Abrechnungen auf Deutsch, Französisch und Italienisch, idealerweise in der Sprache, die jede Mietpartei gewählt hat. Auch das amtliche Formular für Mietzinsanpassungen unterscheidet sich je nach Kanton.
Rimo R5 und Quorum Digital sind auf Deutsch, Französisch und Italienisch nutzbar und eignen sich damit für überregional tätige Verwaltungen. Bei anderen Programmen lohnt sich vor dem Kauf die Frage, ob nur die Dokumente oder auch die Benutzeroberfläche mehrsprachig sind.
Cloud oder eigener Server
Neuere Anbieter wie Fairwalter und LIMMOBI laufen vollständig im Browser, Fairwalter mit Hosting in der Schweiz. Das ist bequem für private Vermieter und kleine Verwaltungen, weil weder Installation noch eigene IT nötig sind. ImmoTop2 und Rimo R5 gibt es sowohl in der Cloud von W&W als auch für den eigenen Server. Quorum Digital wird auf einem Windows Server installiert und lässt sich über Terminal Server, Citrix oder virtuelle Desktops auch für Filialen und Homeoffice bereitstellen.
Seit September 2023 gilt in der Schweiz das revidierte Datenschutzgesetz. Wer Daten von Mietenden in der Cloud speichert, sollte wissen, wo die Server stehen, wer Zugriff hat und wie die Daten bei einer Kündigung zurückgegeben werden.
Was die Software kostet
Für kleine Bestände gibt es transparente Abos. Fairwalter beginnt mit dem Paket Light für bis zu zehn Mietobjekte und eine Person bei 29 Franken im Monat, darauf folgen Privat für 69, Basic für 99, Professional für 299 und Enterprise für 699 Franken, jeweils ohne MWST. ImmoTop2 kostet in der Cloud ab 149 Franken im Monat im Jahresabonnement, mit einer Person und 100 Objekten; jeder weitere Benutzer und je 100 weitere Objekte kosten 50 Franken im Monat, die Aufschaltung einmalig 600 Franken.
Rimo R5, AbaImmo, GARAIO REM, Quorum Digital und LIMMOBI werden individuell offeriert, meist nach Zahl der Objekte, Benutzer und Module. Grosse Verwaltungen zahlen schnell vierstellige Beträge im Monat; die Enterprise-Version von ImmoTop2 beginnt zum Beispiel bei 1'999 Franken. Hol bei mehreren Anbietern Offerten mit derselben Zahl an Liegenschaften, Mietobjekten und Benutzern ein, damit du die Angebote vergleichen kannst.
So findest du die passende Software
Wichtig sind die Grösse deines Portfolios, die Art der Liegenschaften und die Frage, ob du allein oder im Team arbeitest. Rechne mit dem Bestand, den du in einigen Jahren betreust, und prüfe, ob du Mietliegenschaften, Stockwerkeigentum, Genossenschaftswohnungen und MWST-pflichtige Objekte im selben System führen willst.
Fairwalter lässt sich 30 Tage kostenlos testen, W&W zeigt ImmoTop2 und Rimo R5 in einer kostenlosen Live-Demo. Lass dir in jeder Vorführung eine Nebenkostenabrechnung, eine Mietzinsanpassung nach Referenzzinssatz und eine STWEG-Jahresrechnung zeigen. Kläre ausserdem, wie die Daten aus dem bisherigen System übernommen werden und ob die Software Schnittstellen zu deiner Bank, zu Heizkostenablesern und zu Portalen für Mietende bietet.
Welche Software passt zu wem?
Private Vermieter und kleine Verwaltungen starten am einfachsten mit einer Cloud-Lösung. Fairwalter hat öffentliche Preise ab 29 Franken im Monat und einen Testzugang. LIMMOBI richtet sich an Private und Teams mit bis zu fünf Personen und bildet auch MWST-pflichtige Liegenschaften ab. Die Unterschiede der beiden zeigt der Vergleich Fairwalter vs. LIMMOBI.
Für etablierte Bewirtschaftungsfirmen kommen ImmoTop2 für kleine und mittlere Verwaltungen, Rimo R5 für grössere und mehrsprachige Portfolios, AbaImmo als Teil der Abacus-Gesamtlösung und GARAIO REM als ERP für grosse Bestände in Frage. Quorum Digital bietet sich für Baugenossenschaften und für Verwaltungen an, die auf eigenen Servern arbeiten wollen.
Häufige Fragen
Was kostet eine Software für die Liegenschaftsverwaltung?
Für private Vermieter beginnt es bei Fairwalter mit 29 Franken im Monat ohne MWST für bis zu zehn Mietobjekte. Kleine und mittlere Verwaltungen zahlen etwa für ImmoTop2 in der Cloud ab 149 Franken im Monat plus einmalig 600 Franken Aufschaltung. Für grosse Portfolios werden die Preise individuell offeriert und können vierstellig werden, ImmoTop2 Enterprise beginnt bei 1'999 Franken im Monat.
Gibt es eine kostenlose Immobilienverwaltungssoftware in der Schweiz?
Eine dauerhaft kostenlose Lösung, die Schweizer Mietrecht, Stockwerkeigentum und QR-Rechnung abdeckt, gibt es kaum. Fairwalter kannst du aber 30 Tage kostenlos mit allen Funktionen testen. Für sehr wenige Wohnungen reicht anfangs auch eine Tabelle, mit wachsendem Bestand wird die Nebenkostenabrechnung damit jedoch schnell fehleranfällig.
Welche Software eignet sich für private Vermieter?
Für Private eignen sich Cloud-Lösungen ohne Installation. Fairwalter hat mit Light und Privat zwei Pakete für kleine Bestände, LIMMOBI lässt sich mit einem einzelnen Mandat starten. Wichtig sind eine einfache Nebenkostenabrechnung, QR-Rechnungen und eine Übersicht für die Steuererklärung.
Wie erstelle ich eine Nebenkostenabrechnung?
Du sammelst alle Rechnungen der Abrechnungsperiode für die im Mietvertrag vereinbarten Nebenkosten und verteilst sie nach dem vereinbarten Schlüssel, etwa nach Fläche, Volumen oder Verbrauch. Davon ziehst du die Akontozahlungen ab und stellst Guthaben oder Nachzahlung in Rechnung. Eine Software übernimmt die Verteilung und Zählerdaten von Ablesefirmen automatisch und erstellt die Abrechnungen für alle Mietenden auf einmal.
Was muss eine Software für Stockwerkeigentum können?
Sie verteilt die gemeinschaftlichen Kosten nach Wertquoten, führt den Erneuerungsfonds, erstellt Budget und Jahresrechnung je Gemeinschaft und unterstützt die Versammlung mit Einladung und Protokoll. Ein Portal, über das Eigentümer und Revisoren Belege einsehen, spart zusätzlich Aufwand.
Kann die Software Mietzinsanpassungen nach Referenzzinssatz berechnen?
Professionelle Programme wie ImmoTop2 und Quorum Digital tun das. Neben dem Referenzzinssatz fliessen 40 Prozent der Teuerung und die allgemeinen Kostensteigerungen in die Berechnung ein. Die Software erstellt dann das amtliche Formular für jede betroffene Mietpartei.
Brauche ich eine Software mit QR-Rechnung?
Ja, wenn du Mietzinse und Nebenkosten in Rechnung stellst. Seit Oktober 2022 werden in der Schweiz nur noch QR-Rechnungen verarbeitet. Erstellt die Software die QR-Rechnung selbst, kann sie Zahlungen über die Referenznummer automatisch dem richtigen Mietverhältnis zuordnen.
Muss ich auf Mietzinsen Mehrwertsteuer abrechnen?
Für Wohnungen nicht, ihre Vermietung ist von der MWST ausgenommen. Bei Geschäftsräumen kannst du für die Steuer optieren, um die Vorsteuer geltend zu machen. Dann muss deine Software MWST-pflichtige Objekte getrennt verbuchen, wie es LIMMOBI oder ImmoTop2 mit der Option MWST können.
Cloud oder eigener Server: Was ist besser?
Die Cloud ist für kleine Verwaltungen meist die einfachere Wahl, weil Betrieb, Updates und Datensicherung beim Anbieter liegen. Ein eigener Server lohnt sich für Verwaltungen mit eigener IT, die volle Kontrolle über ihre Daten wollen. ImmoTop2 und Rimo R5 bieten beide Varianten an.
Gibt es Bewirtschaftungssoftware auf Französisch und Italienisch?
Ja. Rimo R5 und Quorum Digital sind auf Deutsch, Französisch und Italienisch verfügbar. Bei anderen Anbietern solltest du klären, ob neben den Briefvorlagen auch die Oberfläche übersetzt ist.
Wie aufwendig ist der Wechsel zu einer neuen Software?
Übernommen werden Liegenschaften, Mietobjekte, Verträge, Akontobeträge, offene Posten und die Stände der Erneuerungsfonds. Viele Verwaltungen wechseln nach Abschluss einer Heiz- und Nebenkostenperiode, damit die laufende Abrechnung noch im alten System entsteht. Die Hersteller helfen meist beim Import der Stammdaten.
Was ist der Unterschied zwischen ImmoTop2 und Rimo R5?
Beide stammen von W&W Immo Informatik. ImmoTop2 ist für kleine und mittlere Verwaltungen gedacht und hat einen veröffentlichten Cloud-Preis. Rimo R5 richtet sich an mittlere und grosse Verwaltungen, deckt alle Sprachregionen ab und wird nach Paket offeriert.
Kann ich eine deutsche Hausverwaltungssoftware in der Schweiz nutzen?
Davon ist abzuraten. Deutsche Programme kennen weder das Schweizer Mietrecht mit Referenzzinssatz und amtlichem Formular noch Stockwerkeigentum nach ZGB, QR-Rechnung und MWST-Regeln für Liegenschaften. Ausserdem rechnen sie in Euro.