Immobilienverwaltung Software (Österreich)

Wofür man eine Hausverwaltungssoftware braucht

Eine Hausverwaltungssoftware führt alles zusammen, was bei der Verwaltung von Zinshäusern, Eigentumswohnungen und Geschäftsflächen anfällt: Mietverträge, die monatliche Vorschreibung, Zahlungseingänge, Betriebskostenabrechnung, Buchhaltung und den Schriftverkehr mit Mietern und Eigentümern. Statt Vorschreibungen in Excel zu rechnen und Kontoauszüge abzuhaken, siehst du jederzeit, wer was schuldet und welche Abrechnung als Nächstes fällig ist.

Österreichische Programme unterscheiden sich vor allem darin, für wen sie gebaut sind. Private Vermieter und Eigentümer, die ihr Haus selbst verwalten, brauchen eine überschaubare Lösung für Vorschreibung, Abrechnung und Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Gewerbliche Hausverwaltungen mit vielen Liegenschaften brauchen doppelte Buchhaltung, mehrere Arbeitsplätze und ein Portal. Gemeinnützige Bauvereinigungen rechnen zusätzlich nach dem Wohnungsgemeinnützigkeitsgesetz ab. Deutsche Programme helfen in Österreich kaum weiter, weil sie auf das deutsche Mietrecht ausgelegt sind und MRG und WEG 2002 nicht abbilden.

Mietrecht: MRG, Richtwert und Wertsicherung

Das Mietrechtsgesetz unterscheidet zwischen Vollanwendung, Teilanwendung und Ausnahmen. Im Vollanwendungsbereich, vor allem in älteren Zinshäusern, begrenzen Richtwert- oder Kategoriemietzins den Hauptmietzins, und weiterverrechnet werden dürfen nur die Betriebskosten aus dem Katalog des MRG. Eine Software für den österreichischen Markt muss deshalb für jede Einheit wissen, welcher Bereich gilt, und Hauptmietzins, Betriebskosten, Lift und Heizung getrennt vorschreiben.

Auch die Umsatzsteuer gehört in die Vorschreibung. Wohnungsmieten tragen 10 Prozent, Heizkosten, Garagen und Abstellplätze 20 Prozent. Bei Geschäftsräumen kommt es darauf an, ob der Vermieter zur Steuerpflicht optiert hat, und Kleinunternehmer stellen gar keine Umsatzsteuer in Rechnung. Gute Programme rechnen diese Sätze für jede Position automatisch.

Die meisten Mietverträge sind an den Verbraucherpreisindex gebunden. Seit Ende 2023 hat der Gesetzgeber die Erhöhungen bei Richtwert- und Kategoriemieten mehrfach begrenzt und 2025 ganz ausgesetzt. Eine aktuelle Software führt Indexanpassungen für jede Vertragsart getrennt durch, kennt die geltenden Obergrenzen und erstellt die Mitteilung an die Mieter. CONTHAUS bietet dafür eigene Module für Indexläufe und für Mietzinserhöhungen nach § 18 MRG.

Betriebskosten- und Heizkostenabrechnung

Im Vollanwendungsbereich des MRG schreibt der Vermieter die Betriebskosten monatlich als Akonto vor und muss bis 30. Juni des Folgejahres abrechnen. Die Software sammelt dafür die Rechnungen für Wasser, Kanal, Müllabfuhr, Versicherung, Hausbetreuung und Grundsteuer, verteilt sie nach Nutzfläche oder vereinbartem Schlüssel und berechnet Guthaben und Nachzahlungen. Die Belege muss der Vermieter zur Einsicht bereithalten, deshalb ist eine digitale Belegablage praktisch.

In Häusern mit zentraler Heizung und Verbrauchsmessung werden die Heizkosten nach dem Heizkostenabrechnungsgesetz verteilt. Meist rechnet ein Messdienst ab, und die Hausverwaltung übernimmt das Ergebnis. Wichtig ist daher eine Schnittstelle zu den Abrechnungsfirmen: CONTHAUS übernimmt Verbrauchsdaten von Techem und Ista, LEIKOM nennt Schnittstellen zu den großen Heizkostenabrechnern.

Wohnungseigentum nach dem WEG 2002

Bei Eigentumswohnungen verwaltet die Software keine Mieter, sondern eine Eigentümergemeinschaft. Die Aufwendungen werden nach Miteigentumsanteilen verteilt, sofern nichts anderes vereinbart ist. Der Verwalter muss bis 30. Juni die Abrechnung für das Vorjahr legen und bis zum Ende des laufenden Jahres eine Vorausschau über geplante Erhaltungsarbeiten, Rücklage und Vorauszahlungen. Seit der WEG-Novelle 2022 gilt außerdem ein Mindestbetrag für die Rücklage pro Quadratmeter Nutzfläche, den die Software bei der Vorschreibung berücksichtigen sollte.

In vielen Häusern gibt es Eigentums- und Mietwohnungen nebeneinander. Dann braucht es beides: die Abrechnung gegenüber der Gemeinschaft und die Betriebskostenabrechnung, die vermietende Eigentümer an ihre Mieter weitergeben. HAUS-MANAGER, andromeda.ONE und RELion ONE führen Miete und Wohnungseigentum in einem System. Gemeinnützige Bauvereinigungen rechnen zusätzlich Finanzierungsbeiträge sowie Erhaltungs- und Verbesserungsbeiträge nach dem WGG ab; darauf sind domizil+ und RELion ONE ausgelegt.

Buchhaltung, Telebanking und FinanzOnline

Private Vermieter kommen meist mit einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung aus, deren Ergebnis in die Beilage E1b zur Einkommensteuererklärung fließt. Hausverwaltungen führen für jede Liegenschaft eine eigene doppelte Buchhaltung mit Rücklagenkonten und offenen Posten. Viele österreichische Programme können beides: HAUS-MANAGER bietet wahlweise Finanzbuchhaltung oder Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, LEIKOM zusätzlich eine Mischform.

Im Alltag spart die Bankanbindung die meiste Zeit. Per Telebanking oder EBICS holt die Software die Kontoauszüge ab, ordnet Zahlungen den Vorschreibungen zu und erzeugt Lastschriften und Überweisungen; LEIKOM gibt an, dass über 75 Prozent der Buchungen so automatisch laufen. Eine Schnittstelle zu FinanzOnline erspart das Abtippen von Daten für Umsatzsteuervoranmeldung und Steuererklärung. LEIKOM bietet eine solche Schnittstelle, IGEL Real führt die Buchhaltung von der Vorschreibung bis zur Steuererklärung.

Cloud oder eigene Installation

Ein großer Teil der österreichischen Anbieter setzt inzwischen auf die Cloud. andromeda.ONE gibt es nur als Cloud-Lösung mit Datenhaltung in Österreich, LEIKOM hostet in Rechenzentren von A1, und RELion ONE baut auf Microsoft Dynamics 365 Business Central auf. domizil+ wird dagegen auf dem eigenen Server des Unternehmens installiert. HAUS-MANAGER gibt es als Kaufversion zur Installation und in der Schweighofer Cloud.

Für die Cloud spricht, dass mehrere Personen von überall auf denselben Datenstand zugreifen und Updates automatisch kommen, etwa wenn sich gesetzliche Grenzen für die Wertsicherung ändern. Eine lokale Installation gibt dir mehr Kontrolle über die Daten, verlangt aber eine eigene Datensicherung. In beiden Fällen gilt die DSGVO: Mit einem Cloud-Anbieter schließt du eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und solltest den Serverstandort kennen.

Was Hausverwaltungssoftware in Österreich kostet

Öffentliche Preislisten sind in Österreich die Ausnahme. HAUS-MANAGER nennt einen Einstiegspreis von 990,00 € für die Kaufversion, CONTHAUS Einstiegspreise je Modul, etwa ab 129 € für die Grundmodule. andromeda.ONE berechnet den Preis nach der Zahl der verwalteten Einheiten und ist monatlich kündbar. domizil+, IGEL Real, LEIKOM und RELion ONE erstellen ihre Angebote nach einem Beratungstermin.

Für die Planung hilft es, die Kosten pro Einheit und Jahr zu rechnen und alle Bausteine einzubeziehen: Lizenz oder Abo, Einrichtung, Datenübernahme aus dem bisherigen System, Schulung, Portal und Bankschnittstelle. Frag im Angebot auch nach der Vertragslaufzeit und danach, ob gesetzliche Anpassungen, etwa bei Wertsicherung oder WEG, im Wartungsvertrag enthalten sind.

So findest du die passende Software

Kläre zuerst, was du verwaltest: Zinshaus im Vollanwendungsbereich, Neubau, Eigentumswohnungen, Geschäftsflächen oder gemeinnützigen Bestand. Daraus folgt, welche Abrechnungen die Software beherrschen muss. Danach zählen Größe und Arbeitsweise: Ein einzelner Vermieter braucht keine Rechteverwaltung, eine Hausverwaltung mit zehn Mitarbeitern dagegen Workflows, Mandantenfähigkeit und ein Portal.

Die meisten Anbieter starten mit einem persönlichen Termin statt mit einer frei zugänglichen Testversion. andromeda.ONE gibt nach einem kurzen Erstgespräch die Vollversion 30 Tage kostenlos frei. Lass dir in jeder Vorführung eine echte Betriebskostenabrechnung und eine Indexanpassung zeigen und frag nach Referenzen von Verwaltungen ähnlicher Größe. Kläre außerdem, wer die Daten aus deinem bisherigen Programm übernimmt; LEIKOM und andromeda.ONE begleiten den Umstieg nach eigener Angabe bis zur ersten Abrechnung im neuen System.

Welche Software passt zu wem?

Private Vermieter und Eigentümer, die ihr Haus selbst verwalten, finden in HAUS-MANAGER ein Programm, das ausdrücklich auch für Selbstverwalter gedacht ist und sich kaufen lässt. Wer lieber in der Cloud arbeitet und Mietwohnungen nach MRG und Wohnungseigentum in einem System führen will, sieht sich andromeda.ONE an; das System reicht von wenigen Wohneinheiten bis zu mehreren hundert.

Gewerbliche Hausverwaltungen haben mit LEIKOM aus Innsbruck, CONTHAUS aus Wien und IGEL Real mehrere österreichische Lösungen mit integrierter Buchhaltung zur Auswahl. Große Unternehmen und gemeinnützige Bauvereinigungen sind die Zielgruppe von domizil+ und RELion ONE. Zwei Cloud-Lösungen mit Portal stellt der Vergleich andromeda.ONE vs. LEIKOM gegenüber.