Immobilienmakler Software
Was ist eine Maklersoftware?
Eine Maklersoftware ist das zentrale Arbeitswerkzeug eines Immobilienbüros. Sie verbindet die Verwaltung der Objekte mit einem CRM für Eigentümer, Interessenten und Tippgeber, erstellt Exposés, überträgt Inserate an die Immobilienportale und dokumentiert jeden Kontakt bis zum Notartermin. Statt Excel-Listen, E-Mail-Postfach und Papierakten hast du den gesamten Vermarktungsprozess in einem System.
Der Nutzen zeigt sich vor allem in der Zeit, die du sparst. Anfragen von ImmoScout24 landen mit Kontaktdaten automatisch im CRM und bekommen sofort das passende Exposé. Ein neues Objekt verteilst du mit wenigen Klicks auf alle Portale, und gespeicherte Suchprofile zeigen dir, welche vorgemerkten Interessenten dazu passen. Für Einzelmakler ist das genauso wertvoll wie für Büros mit mehreren Maklern, in denen die Software zusätzlich Termine, Aufgaben und Zuständigkeiten verteilt.
Die wichtigsten Funktionen
Im Mittelpunkt steht die Objektverwaltung. Fläche, Baujahr, Ausstattung, Energieausweis, Fotos und Grundrisse erfasst du einmal und verwendest sie dann für Exposé, Website und Portale. Ändert sich der Preis oder ist das Objekt reserviert, ist der neue Stand überall gleichzeitig sichtbar. Daneben steht das CRM mit allen Kontakten: Hier legst du Suchprofile an, und die Software schlägt bei jedem neuen Objekt passende Interessenten vor.
Das Exposé ist die Visitenkarte eines Objekts. Gute Programme erzeugen aus den Objektdaten ein ansprechendes PDF- oder Online-Exposé und verschicken es auf Anfrage automatisch, zusammen mit Widerrufsbelehrung und Provisionshinweis. Viele Systeme formulieren Objektbeschreibungen inzwischen per KI vor, etwa Empro, estate45, AMMON oder onOffice mit seinem KI-Studio.
Für den Alltag zählen außerdem Kalender, Aufgaben, E-Mail-Integration, eine App für Besichtigungen und Auswertungen, zum Beispiel wie viele Anfragen ein Portal bringt. Manche Programme helfen auch bei der Akquise mit einer eingebauten Wertermittlung: onOffice enthält eine Wertanalyse, Propstack bindet die Bewertung von BOTTIMMO Light kostenlos ein, und AMMON rechnet Sach- und Ertragswerte.
Portalanbindung und OpenImmo
In Deutschland läuft ein Großteil der Vermarktung über ImmoScout24, Immowelt und Kleinanzeigen. Die Maklersoftware überträgt Inserate an diese Portale, aktualisiert Preise und Bilder und nimmt das Objekt nach dem Verkauf wieder offline. Anfragen fließen zurück ins CRM. onOffice und FLOWFACT nennen mehr als 150 erreichbare Portale, Empro mehr als 100.
Technische Grundlage ist meist OpenImmo, ein offenes Austauschformat für Immobiliendaten. Unterstützt eine Software OpenImmo, kannst du auch regionale Portale und die eigene Website anbinden und nimmst deine Objekte bei einem Anbieterwechsel leichter mit. Beachte, dass die Portale selbst extra kosten: Die Software stellt nur die Verbindung her, die Inserate bezahlst du beim Portal. Bei onOffice kostet die aktive ImmoScout24-Schnittstelle zusätzlich 5 € im Monat.
Bestellerprinzip, Provisionsteilung und Widerruf
Seit Juni 2015 gilt bei der Vermittlung von Mietwohnungen das Bestellerprinzip: Wer den Makler beauftragt, zahlt die Provision, in der Praxis fast immer der Vermieter. Sie darf höchstens zwei Nettokaltmieten zuzüglich Mehrwertsteuer betragen. Beim Verkauf von Wohnungen und Einfamilienhäusern an Verbraucher gelten seit dem 23. Dezember 2020 weitere Regeln. Der Maklervertrag braucht die Textform, und beauftragen Verkäufer und Käufer den Makler beide, muss die Provision zu gleichen Teilen geteilt werden. Hat nur der Verkäufer beauftragt, darf der Käufer höchstens die Hälfte übernehmen, und das erst, nachdem der Verkäufer seinen Anteil gezahlt hat.
Eine gute Maklersoftware hilft, diese Vorgaben einzuhalten. Sie hält fest, wer wann welchen Auftrag erteilt hat, versendet Widerrufsbelehrung und Provisionshinweis vor dem Exposé und dokumentiert, welcher Interessent welches Objekt wann nachgewiesen bekommen hat. Im Streit um die Provision ist genau dieser Nachweis oft entscheidend. FLOWFACT hebt Provisionshinweis und Widerrufsbelehrung ausdrücklich hervor, Empro bietet Workflows zur Provisionssicherung, und AMMON erzeugt den Nachweis automatisch für Person und Immobilie.
Dazu kommen Pflichten aus anderen Gesetzen. Immobilienanzeigen müssen nach dem Gebäudeenergiegesetz die wichtigsten Angaben aus dem Energieausweis enthalten. Nach dem Geldwäschegesetz müssen Makler die Parteien eines Kaufvertrags identifizieren, und für alle Kontaktdaten gilt die DSGVO mit Einwilligungen und Löschfristen. Die Software sollte diese Angaben als Pflichtfelder führen.
Cloud, Desktop und mobiles Arbeiten
Die meisten aktuellen Maklerprogramme laufen in der Cloud im Browser, darunter onOffice, FLOWFACT, Propstack, Empro und estate45. Du arbeitest ohne Installation von jedem Rechner aus, auch vom Mac, und das ganze Team sieht denselben Stand. AMMON ist dagegen ein klassisches Windows-Programm für das Büro, das sich zusätzlich über einen Terminalserver online und per App nutzen lässt. Lizenziert werden dort gleichzeitige Zugriffe statt einzelner Benutzer, was sich bei Teilzeitkräften rechnen kann.
Besichtigungen, Übergaben und Akquisetermine finden draußen statt. Eine App, mit der du Objektdaten, Kontakte und Termine abrufst und neue Kontakte oder Fotos direkt im System ablegst, spart doppelte Arbeit. onOffice, Propstack und AMMON bieten eigene Apps, FLOWFACT eine webbasierte App für Smartphone und Tablet. Empro und estate45 nutzt du auf dem Handy über den Browser.
Was kostet eine Maklersoftware?
Abgerechnet wird meist pro Benutzer und Monat. Zum Einstieg gibt es kostenlose Angebote: Der Upload-Tarif von Empro ist 2026 kostenfrei und überträgt Objekte an mehr als 100 Portale, FLOWFACT Mini kostet Neukunden in den ersten 24 Monaten nichts und danach 29 € im Monat. estate45 liegt bei 39 € je Benutzer und Monat, die ersten drei Monate sind frei.
Vollwertige CRM-Pakete kosten etwa 70 bis 100 € je Benutzer und Monat: Empro Efficiency 69 € im Jahresvertrag oder 79 € monatlich kündbar, onOffice enterprise pro 79 € und enterprise all-in 99 €, FLOWFACT Residential 87 € und Propstack 99 €, jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer. Teilweise kommen einmalige Einrichtungsgebühren hinzu, bei Propstack und FLOWFACT Residential 279 €. onOffice berechnet außerdem eine Servicepauschale von 50 € im Monat, die ab zehn Benutzern entfällt.
Achte auf die Vertragslaufzeit. Sie reicht von monatlich kündbar bei FLOWFACT Mini und Empro im Monatstarif bis zu 24 Monaten bei onOffice. Portalgebühren, die eigene Website und zusätzliche Schnittstellen sind oft nicht im Preis enthalten.
So findest du die passende Maklersoftware
Überleg zuerst, wie du arbeitest. Bist du Einzelmakler mit einer Handvoll Objekten im Jahr, oder führst du ein Büro mit Assistenz und mehreren Maklern? Vermittelst du vor allem Kauf- oder Mietobjekte, Wohnungen oder Gewerbe? Davon hängt ab, ob dir ein schlanker Portal-Upload genügt oder ob du Pipeline, automatisierte Abläufe und Rechte für ein Team brauchst.
Teste zwei oder drei Programme parallel mit einem echten Objekt. Lege es an, erstelle ein Exposé, übertrage es testweise an ein Portal und schau, wie die Anfrage zurückkommt. Testphasen gibt es reichlich: onOffice sieben Tage, FLOWFACT, Propstack und Empro je 14 Tage, AMMON 30 Tage, estate45 sogar drei Monate.
Kläre vor der Entscheidung, wie Kontakte, Objekte und Historie aus deinem bisherigen System übernommen werden, wie lange du gebunden bist und was Schulung und Support kosten. Frag auch, wie du deine Daten bei einem späteren Wechsel wieder exportierst, zum Beispiel per OpenImmo.
Welche Maklersoftware passt zu wem?
Für Einsteiger und Nebenberufler sind Empro mit dem kostenlosen Upload-Tarif und FLOWFACT Mini die günstigsten Wege, Objekte professionell auf die Portale zu bringen. estate45 bietet ein vollständiges CRM zu einem niedrigen Preis pro Benutzer.
Etablierte Büros, die viele Abläufe automatisieren wollen, finden in onOffice und Propstack zwei ausgereifte Cloud-CRMs mit App, Schnittstelle für eigene Integrationen und Wertermittlung. Die Unterschiede zeigt der Vergleich onOffice vs. Propstack. Wer lieber mit einem installierten Windows-Programm arbeitet und Updates, Support und App ohne Aufpreis haben möchte, sieht sich AMMON an.
Häufige Fragen
Was kostet eine Maklersoftware?
Die Spanne reicht von 0 € bis rund 100 € je Benutzer und Monat zuzüglich Mehrwertsteuer. Kostenlos starten kannst du mit dem Upload-Tarif von Empro oder FLOWFACT Mini in den ersten 24 Monaten. estate45 kostet 39 €, vollwertige CRMs wie onOffice, FLOWFACT Residential oder Propstack liegen zwischen 79 und 99 €. Dazu kommen teilweise Einrichtungsgebühren von 279 € und die Kosten der Portale.
Gibt es eine kostenlose Maklersoftware?
Ja, mit Einschränkungen. Der Upload-Tarif von Empro ist 2026 kostenfrei und enthält Objektverwaltung, Portalübertragung und KI-Texte, aber kein vollständiges CRM. FLOWFACT Mini kostet Neukunden 24 Monate nichts und danach 29 € im Monat. Für ein vollständiges System mit Interessentenverwaltung und Matching zahlst du in der Regel eine monatliche Lizenz.
Was ist der Unterschied zwischen einem CRM und einer Maklersoftware?
Ein CRM verwaltet Kontakte, Termine und Verkaufschancen. Eine Maklersoftware ist ein CRM, das auf Immobilien zugeschnitten ist: Sie verknüpft Kontakte mit Objekten und Suchprofilen, erstellt Exposés, überträgt Inserate an Portale und dokumentiert Nachweise und Widerrufsbelehrungen. Allgemeine CRM-Programme müsstest du dafür aufwendig anpassen.
Welche Maklersoftware eignet sich für Einzelmakler?
Einzelmakler achten auf niedrige Fixkosten und kurze Laufzeiten. FLOWFACT Mini, Empro und estate45 sind dafür gebaut. Bei onOffice fällt unter zehn Benutzern eine Servicepauschale von 50 € im Monat an, sodass ein Einzelplatz in enterprise pro 129 € im Monat kostet.
Kann ich mit einer Maklersoftware bei ImmoScout24 inserieren?
Ja. Alle Programme in diesem Vergleich übertragen Objekte an ImmoScout24 und übernehmen die Anfragen ins CRM. Das Inserat selbst bezahlst du über deinen Vertrag mit ImmoScout24, die Software liefert nur die Schnittstelle. Bei onOffice kostet die aktive ImmoScout24-Anbindung zusätzlich 5 € im Monat.
Was ist OpenImmo?
OpenImmo ist ein offenes Datenformat, mit dem Maklersoftware Objektdaten an Immobilienportale und Websites übergibt. Die meisten deutschen Portale können es lesen. Unterstützt deine Software OpenImmo, kannst du auch kleinere Portale anbinden und deine Objekte bei einem Wechsel leichter mitnehmen.
Gibt es Maklersoftware für den Mac?
Ja. Cloud-Lösungen wie onOffice, Propstack, FLOWFACT, Empro oder estate45 laufen im Browser und damit auch auf dem Mac. AMMON ist dagegen ein Windows-Programm; auf dem Mac nutzt du es über den Terminalserver-Zugang oder eine Windows-Umgebung.
Wie lange kann ich eine Maklersoftware kostenlos testen?
Üblich sind ein bis zwei Wochen. onOffice lässt sich sieben Tage testen, FLOWFACT, Propstack und Empro je 14 Tage, AMMON 30 Tage ab Installation. estate45 gibt Neukunden die ersten drei Monate kostenfrei.
Wer zahlt die Maklerprovision?
Bei Mietwohnungen zahlt nach dem Bestellerprinzip, wer den Makler beauftragt, also meist der Vermieter. Beim Kauf von Wohnungen und Einfamilienhäusern durch Verbraucher wird die Provision geteilt, wenn beide Seiten den Makler beauftragen. Hat nur der Verkäufer beauftragt, darf der Käufer höchstens die Hälfte zahlen. Die Software dokumentiert, wer den Auftrag erteilt hat.
Warum braucht ein Makler eine Widerrufsbelehrung?
Schließt ein Verbraucher den Maklervertrag per E-Mail, Telefon oder über ein Portal, hat er ein Widerrufsrecht von 14 Tagen. Fehlt die Belehrung, verlängert sich die Frist auf bis zu zwölf Monate und 14 Tage, und der Makler riskiert seine Provision. Maklersoftware verschickt die Belehrung deshalb automatisch vor dem Exposé und speichert die Bestätigung.
Lohnt sich eine Maklersoftware mit integrierter Immobilienbewertung?
Für die Akquise ja. Eine schnelle Wertindikation hilft im Gespräch mit Eigentümern und kann über die eigene Website Verkäufer-Leads bringen. onOffice hat dafür die Wertanalyse, Propstack bindet BOTTIMMO Light ein, AMMON rechnet Sach- und Ertragswerte. Ein Gutachten ersetzt das nicht.
Spezialisierte Programme findest du im Vergleich der Immobilienbewertung-Software.
Wie aufwendig ist der Wechsel der Maklersoftware?
Am aufwendigsten ist die Übernahme von Kontakten mit ihrer Historie, Suchprofilen und Dokumenten. Objekte lassen sich oft per OpenImmo übertragen, Kontakte per CSV-Import. Viele Anbieter übernehmen die Migration gegen Gebühr oder im Rahmen der Einrichtung; kläre den Umfang vor Vertragsschluss.
Ist eine Maklersoftware DSGVO-konform?
Das hängt vom Anbieter und von deiner Nutzung ab. Achte auf einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und auf Server in Deutschland oder der EU, wie sie etwa estate45 und Propstack angeben. Die Software sollte Einwilligungen speichern und Kontakte nach Ablauf der Fristen löschen können.